Sign in

SOP Alur Pendaftaran BPJS Jika Terjadi Kendala

Last updated on 
SOP Alur Pendaftaran BPJS Jika Terjadi Kendala
Photo by Alan Aprilio / Unsplash

Halo Rekan Assist.id!
Gangguan teknis seperti server BPJS Kesehatan down, kendala bridging pada sistem EMR Assist.id, hingga mati listrik di area faskes merupakan tantangan operasional yang kerap melumpuhkan pelayanan jika tidak dimitigasi dengan baik. Efek dominonya tidak hanya berimbas pada kenyamanan pasien, tetapi juga pada penilaian indikator capaian Antrean Online dan Mobile JKN klinik Anda.

Untuk memastikan operasional tetap berjalan 100% dan terhindar dari surat evaluasi/teguran BPJS, diperlukan penanganan darurat yang terstruktur. Berikut adalah alur panduan langkah demi langkah dalam mengatasi kendala sistem eksternal, internal, maupun kendala sarana di klinik Anda.

1. Kendala dari Sisi BPJS (Server Pusat/Bridging Down)

Tujuan: Tetap bisa melayani pasien dan mengamankan capaian target indikator BPJS dari teguran.

  • Deteksi Masalah: Muncul pesan Error 500, Request Timeout, atau gagal simpan saat bridging dari Assist.id, padahal internet klinik normal.
  • Alur & Panduan Solusi:
    • Langkah 1 (Amankan Pendaftaran MJKN): Jangan langsung mendaftarkan semua pasien secara manual di PCare. Utamakan mengarahkan pasien untuk mendaftar langsung dari aplikasi Mobile JKN (MJKN) mereka masing-masing.
    • Kenapa? Pendaftaran via MJKN akan otomatis masuk ke PCare dan tetap dihitung sebagai capaian Mobile JKN di web BPJS. Ini adalah "penyelamat" angka capaian Anda saat server down.
    • Langkah 2 (Eksekusi Pasien Onsite): Untuk pasien lansia atau yang tidak punya MJKN (onsite), nonaktifkan button kerja sama BPJS di Assist.id (sesuai Poin 1 SOP), lalu daftarkan langsung di Web PCare.
    • Langkah 3 (Kumpulkan Bukti Sanggahan): Setiap kali ada pengalihan ke Web PCare, petugas pendaftaran wajib mencatat tanggal, jam kendala, dan mengambil screenshot error untuk bahan laporan sanggahan (Poin 5 SOP) jika sewaktu-waktu ada teguran pencapaian.

2. Kendala dari Sisi Internal (Sistem Assist.id Eror/Gagal Bridging)

Tujuan: Memastikan pelayanan pasien di klinik tidak terhenti dan rekam medis tetap tercatat, meski sistem EMR Assist.id sedang mengalami gangguan/maintenance.

  • Deteksi Masalah: Web PCare BPJS bisa dibuka dengan lancar lewat browser, tetapi sistem Assist.id loading lama, error tidak bisa dibuka, atau fitur bridging-nya tidak merespons.
  • Alur & Panduan Solusi:
    • Langkah 1 (Matikan Jalur Kerja Sama): Segera nonaktifkan button fasilitas kerja sama BPJS di Assist.id (jika menu setting masih bisa diakses) agar sistem tidak terus-menerus mencoba memproses antrean yang eror.
    • Langkah 2 (Peralihan Input Langsung ke PCare): Karena server BPJS normal, proses pendaftaran, cek keaktifan kartu, dan entri kunjungan pasien dialihkan total langsung ke Web PCare BPJS. Hal ini dilakukan agar status klaim dan pelayanan pasien BPJS hari itu aman di sistem BPJS.
    • Langkah 3 (Penanganan Rekam Medis / EMR Internal):
      • Jika Assist.id tidak bisa digunakan sama sekali: Dokter mencatatkan pemeriksaan, resep, dan diagnosa pasien pada Formulir Kertas Darurat atau Notepad komputer terlebih dahulu agar pelayanan medis tetap jalan.
      • Jika Assist.id bisa dibuka tapi hanya bridgingnya yang mati: Dokter tetap mengisi EMR di Assist.id seperti biasa, namun ubah/sesuaikan jenis kunjungannya di sistem (dikomunikasikan dengan tim pendaftaran/kasir) agar tidak terjadi bentrok data otomatis ke BPJS.
    • Langkah 4 (Pelaporan ke Tim Integrasi Assist.id): Petugas atau penanggung jawab klinik harus segera menghubungi Customer Support atau Tim Integrasi Assist.id untuk melaporkan bug/eror yang terjadi agar segera dilakukan perbaikan (fixing).
    • Langkah 5 (Rekonsiliasi Pasca-Perbaikan): Setelah sistem Assist.id kembali normal, pastikan tim pendaftaran mencocokkan data pasien yang dilayani manual tadi agar riwayat rekam medis di Assist.id tetap lengkap dan sinkron dengan Web PCare.

3. Kendala dari Sisi Klinik (Listrik Padam / Internet Mati)

Tujuan: Operasional klinik tetap berjalan (pasien tetap dilayani), pelayanan tidak mandek, dan data aman.

  • Deteksi Masalah: Klinik mengalami mati lampu total tanpa UPS/Genset, atau provider internet klinik terputus (RTO / No Internet Connection).
  • Alur & Panduan Solusi:
    • Langkah 1 (Peralihan Jalur Darurat - Tethering): Jika hanya internet yang mati, tim pendaftaran dan poli wajib langsung mengalihkan koneksi komputer ke Hotspot/Tethering HP atau Modem Cadangan (Mifi) khusus klinik untuk mengakses Assist.id dan PCare.
    • Langkah 2 (Peralihan Manual Total - Mati Listrik): Jika listrik mati total dan komputer tidak bisa menyala:
      • Beralih ke PCare Mobile / Browser HP: Petugas pendaftaran dapat mengakses Web PCare melalui smartphone atau tablet menggunakan jaringan seluler untuk mengecek keaktifan kartu BPJS pasien.
      • Pencatatan Manual (Paper-based): Ambil formulir kertas darurat. Catat Nama, Nomor BPJS/NIK, Poli Tujuan, dan Keluhan/Pemeriksaan Dokter secara tertulis. Jangan menolak pasien.
    • Langkah 3 (Post-Kendala / Input Susulan): Setelah listrik atau internet kembali menyala, petugas memiliki waktu maksimal 1x24 jam untuk memasukkan (retroactive entry) semua data kertas manual tadi ke dalam sistem Assist.id (jika bridging aman) atau langsung ke PCare.

Agar tim operasional klinik tidak panik dan bisa mengambil tindakan cepat di depan meja pendaftaran, simak petunjuk teknis eksekusi darurat berikut ini—mulai dari penanganan sistem, entri data, hingga penyiapan bukti sanggahan:

  1. Cara Non-aktifkan Bridging Jika Kendala
    Saat terjadi kendala server, silahkan matikan button kerjasama BPJS disistem Assist.id pada menu

Settings > Bridging BPJS > Matikan button faslititas kerjasama.

  1. Cara pendaftaran pasien BPJS ke PCare jika ada kendala BPJS
    Saat terjadi kendala server, Pasien yang mendaftar dari MJKN, tetap akan auto masuk ke web PCare, jadi silahkan arahkan pasien daftar langsung dari MJKN dan lakukan entry kunjungan MJKN langsung di PCare, untuk kunjungan MJKN ini akan terhitung menjadi capaian Mobile JKN di web PCare, namun untuk pasien onsite, silahkan langsung entry kan di web PCare BPJS, kunjungan onsite yg di entrykan dari PCare akan tercatat menjadi sumber Aplikasi yang dimana ini tidak akan masuk ke dalam hitungan capaian pemanfaatan antrian online, untuk cara pendaftarannya bisa di cek pada tutorial berikut
    1. Login: Kunjungi portal web P-Care di PCare BPJS Kesehatan, lalu masukkan username, password, dan kode acak (captcha).
    2. Menu Pendaftaran: Setelah masuk ke beranda, buka menu Entri Data atau Pelayanan, lalu pilih opsi Pendaftaran Pasien.
    3. Cari Peserta: Masukkan Nomor Induk Kependudukan (NIK) atau nomor kartu BPJS pasien pada kolom pencarian, lalu klik Cari.
    4. Isi Data Pelayanan: Lengkapi data kunjungan pasien, termasuk Jenis Kunjungan (Sakit/Sehat) dan poli tujuan, lalu masukkan diagnosa atau keluhan.
    5. Simpan: Periksa kembali informasi pasien lalu klik tombol Simpan untuk menyelesaikan proses registrasi.
  2. Cara Pencatatan Manual dan Pelaporan ke BPJS Jika Ada Teguran Capaian
    Jika BPJS melakukan evaluasi dan memberikan pertanyaan penyebab kunjungan , silahkan lampirkan list kunjungan pasien yang di entry langsung di pcare dan lampirkan list pasien yang didaftarkan menjadi tunai pada sistem Assist.id , boleh infokan ke tim Integrasi agar digabungkan menjadi 1 laporan, dengan adanya perbandingan list kunjungan dan tanggal entry bisa dijadikan bukti ke BPJS agar diberikan keringanan capaian dari pihak BPJS.
  3. Cara Aktifkan Bridging Pasca Kendala
    Saat kendala BPJS sudah kembali normal , silahkan hidupkan kembali button kerjasama BPJS disistem Assist.id pada menu

Settings > Bridging BPJS > idupkan/aktifkan button faslititas kerjasama 

  1. Template Laporan Pelaporan ke BPJS Ketika Ada Teguran Capaian
    Jika faskes mendapatkan surat teguran atau evaluasi dari BPJS Kesehatan akibat capaian Antrean Online yang menurun (efek dari pengalihan data ke Web PCare saat server down). Silahkan siapkan surat sanggahan berikut sebagai surat sanggahan resmi (force majeure) untuk membuktikan kepada BPJS bahwa penurunan capaian bukan karena kelalaian faskes, melainkan karena langkah darurat demi menyelamatkan pelayanan pasien saat sistem bridging Assist.id ke BPJS mengalami kendala.
Template Surat Laporan Evaluasi Pemanfaatan Antrean Online Saat Kendala Server BPJS

Berikut merupakan solusi berdasarkan SOP Kendala server BPJS, yang dikelompokkan secara spesifik berdasarkan sumber kendala agar capaian target BPJS tetap tercapai dan operasional klinik tetap berjalan normal.


Helpdesk Assist.id

Terima kasih telah telah setia menggunakan Assist.id, semoga pembaruan ini memberikan kemudahan bagi para pengguna semua. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai produk atau cara penggunaannya, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui :

  1. Fitur Live Chat di dalam sistem Assist.id yang terletak pada bagian kanan bawah
  2. Selain itu bisa menggunakan Whatsapps Customer Care Assist.id
0:00
/0:11