Sign in

SOP Alur Opersional Faskes Bila Terjadi Down

Last updated on 
SOP Alur Opersional Faskes Bila Terjadi Down
Photo by Vitaly Gariev / Unsplash

Halo Rekan-rekan Assist.id!
Kendala sistem mungkin tidak bisa kita prediksi, tetapi respons cepat tim bisa kita rencanakan. SOP ini disusun agar seluruh divisi di Faskes Anda dapat berkoordinasi dengan sigap dan selaras selama periode downtime. Berikut adalah rangkaian SOP yang dapat Anda lakukan ketika sedang terjadi Sistem Down.

Kendala Down dari sistem Assist id

Tujuan: Operasional klinik tetap berjalan (pasien tetap dilayani), pelayanan tidak mandek, dan data aman.

  • Deteksi Masalah: Setelah dikonfirmasi tidak bisa diakses di lebih dari 1 perangkat, atau tidak bisa login ke sistem Assist id 
  • Alur & Panduan Solusi:
    • Langkah 1 : Sistem terdeteksi down → PIC Faskes konfirmasi status ke Tim Support Assist id (Live Chat atau WA Support di wa.me/6282121002019)
    • Langkah 2 (Peralihan Manual) : Setiap bagian wajib langsung beralih ke pencatatan manual menggunakan template Excel/Google Sheet (rekomendasi template ada di lampiran) Seluruh data yang dicatat manual harus memuat identitas pasien yang jelas (Nama lengkap, No. KTP) agar mudah dicocokkan saat input ulang ke sistem.

      SOP ini berlaku untuk 4 (empat) bagian di Faskes yang berinteraksi langsung dengan sistem Assist id :
      • Tim Administrasi - pendaftaran kunjungan (Rawat Jalan) dan pengecekan tanda vital
      • Tim Tenaga Medis - pengisian rekam medis (EMR), diagnosa, dan CPPT
      • Tim Apotek - penyiapan dan penyerahan resep obat
      • Tim Kasir - penutupan tagihan (closing/pembayaran) pasien

Tim Administrasi

      • Tetap terima pasien seperti biasa, jangan menolak/menunda pendaftaran
      • Catat data pendaftaran pasien pada Sheet Manual Pendaftaran
      • Bisa foto tanda pengenal pasien seperti KTP/Kartu BPJS untuk kelengkapan data pasien
      • Catat hasil pengecekan tanda vital (tekanan darah, nadi, suhu, berat/tinggi badan, dll.) pada kolom tanda vital di sheet yang sama atau sheet terpisah bila diperlukan
      • Berikan nomor antrean manual (urut) kepada pasien agar urutan pemeriksaan tetap tertib
      • Arahkan pasien ke poli/dokter tujuan sesuai antrean manual

Tim Tenaga Medis

      • Tetap lakukan pemeriksaan pasien sesuai antrean manual dari Tim Administrasi.
      • Catat hasil pemeriksaan pada Sheet Manual Rekam Medis 
      • Untuk resep, tuliskan dengan jelas dan lengkap agar Tim Apotek dapat menyiapkan obat tanpa perlu konfirmasi ulang ke sistem.
      • Serahkan resep manual (tulisan tangan/print dari template) langsung ke Tim Apotek

Tim Apotek

      • Terima resep manual dari Tenaga Medis, catat pada Sheet Manual Apotek 
      • Siapkan dan serahkan obat ke pasien seperti alur normal, tetap lakukan pengecekan alergi dan interaksi obat secara manual.
      • Catat status penyerahan (sudah diserahkan/menunggu) pada sheet yang sama.
      • Informasikan total harga obat ke pasien untuk diteruskan ke Tim Kasir (dicatat di sheet manual agar konsisten dengan tagihan kasir).

Tim Kasir

      • Rekap seluruh biaya pasien pada Sheet Manual Kasir 
      • Tetap terima pembayaran pasien (tunai/EDC/QRIS non-sistem) dan berikan bukti pembayaran manual (kwitansi/nota manual).
      • Simpan seluruh bukti pembayaran fisik (struk EDC, dsb.) sebagai lampiran pendukung rekap manual.
    • Langkah 3 : PIC Faskes memantau status sistem secara berkala (disarankan setiap 15–30 menit) melalui halaman sistem atau info dari Tim Support Assist id.
    • Langkah 4 : Begitu sistem Assist.id kembali normal, seluruh data manual perlu diinput ulang (re-entry) ke sistem secara berurutan sesuai alur pasien: Administrasi → Tenaga Medis → Apotek → Kasir, agar data antar-bagian saling terhubung dengan benar.

Setiap bagian menunjuk 1 PIC input ulang yang bertanggung jawab memastikan seluruh data manual pada rentang waktu down sudah masuk ke sistem dan dicocokkan (checklist "Sudah Diinput").

Verifikasi Akhir (PIC Faskes) - Setelah seluruh bagian selesai input ulang, PIC Faskes melakukan pengecekan silang untuk memastikan tidak ada data yang terlewat:

    • Jumlah pasien pada Sheet Manual Pendaftaran = jumlah kunjungan yang tercatat di sistem pada tanggal kejadian.
    • Setiap pasien pada sheet manual memiliki rekam medis, resep (bila ada), dan invoice pembayaran yang sudah lengkap di sistem.
    • Tidak ada transaksi "double input" (tercatat 2x karena diinput lebih dari satu orang).
    • Seluruh sheet manual sudah tercentang "Sudah Diinput" pada kolom terakhir.
    • Simpan seluruh sheet manual (Excel/Google Sheet) sebagai arsip, jangan dihapus.

Lampiran 

Contoh Template berikut bisa dicopykan dan disiapkan ke dalam bentuk Excel/Google Sheet terpisah (1 file/1 sheet per bagian per hari) agar mudah diisi bersama-sama secara real time saat sistem down.

Lampiran Sheet Manual Saat Terjadi Server Down

Dengan menjalankan SOP ini secara disiplin, pelayanan pasien tetap optimal dan riwayat medis tetap akurat. Begitu sistem Assist id kembali normal, segera lakukan sinkronisasi data sesuai alur yang telah ditentukan.

Helpdesk Assist.id

Terima kasih telah telah setia menggunakan Assist.id, semoga pembaruan ini memberikan kemudahan bagi para pengguna semua. Jika Anda memiliki pertanyaan lebih lanjut mengenai produk atau cara penggunaannya, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui :

  1. Fitur Live Chat di dalam sistem Assist.id yang terletak pada bagian kanan bawah
  2. Selain itu bisa menggunakan Whatsapps Customer Care Assist.id
0:00
/0:11